Inventario de formularios en papel

El Centro de Servicios de Gestión de Materiales (MMSC) es operado por la Oficina de Operaciones (OO) de la Administración Departamental. El MMSC proporciona control de inventario, almacenamiento y distribución de suministros, formularios y publicaciones para el USDA y otras agencias y actividades federales por mutuo acuerdo. El MMSC está ubicado en 6351 Ammendale Road, Beltsville, Maryland 20705. El horario de atención es de 7:00 a. m. a 3:30 p. m., de lunes a viernes, excepto los feriados federales.

Las siguientes oficinas están disponibles para ayudarlo con cualquier inquietud que pueda tener sobre el servicio y puede comunicarse con ellas al 301-394-0400:

• Procesamiento de pedidos de clientes
• Gerente general
• Control de inventario/Acceso electrónico
• Área de Operaciones (Gerente)
• Control de calidad/Enlace con la agencia
• Envío/Recepción

Las siguientes instrucciones operativas resumidas establecen la responsabilidad funcional del control de los inventarios de formularios y publicaciones ubicados en el depósito del MMSC y el uso por parte de los clientes de los servicios del MMSC. (NOTA: en las siguientes instrucciones, las agencias y actividades federales participantes se denominarán “agencias usuarias”).

I. Facturación

Cada usuario recibe una factura mensual por su parte del costo de los servicios de almacenamiento y distribución. Esta parte del costo se determina por el porcentaje de pies cuadrados que ocupa el inventario de un usuario en el almacén para los formularios almacenados por la agencia y por su uso de los formularios AD y SF. Además de la parte del costo del usuario estándar, la solicitud de una agencia para un manejo o servicios especiales se recuperará sobre la base del costo real. La Oficina del Director Financiero (OCFO) del USDA envía los datos de facturación al Centro Nacional de Finanzas, que a su vez realiza la facturación real. Para las agencias que no pertenecen al USDA, la facturación se realiza a través del SF 1081, Comprobante y Programa de Retiros y Créditos. Las consultas sobre facturación deben dirigirse al personal del Fondo de Capital de Trabajo al 202-720-1885.

II. Responsabilidad del MMSC

• Operar el servicio de almacenamiento de formularios y publicaciones.
• Desarrollar y mantener un presupuesto operativo.
• Establecer y mantener un inventario perpetuo de todos los formularios y publicaciones por número de stock y título.
• Determinar las ubicaciones adecuadas de las existencias de almacén y el espacio de almacén requerido para cada inventario.
• Determinar el porcentaje de espacio de almacén utilizado para fines de facturación.
• Proporcionar a los administradores de inventario de las agencias usuarias los datos estadísticos de inventario diarios, mensuales, trimestrales y de fin de año previstos en los puntos VI y VII a continuación.
• Brindar asistencia técnica al personal del programa de la agencia usuaria.

III. Responsabilidad de la Agencia del Usuario

1. Designar un Encargado de Inventario para el control y coordinación de cada inventario de formularios y/o publicaciones almacenadas en el MMSC
2. Establezca inventarios iniciales proporcionando al MMSC datos de inventario que incluyan: número de artículo en existencia, título, fecha de edición, construcción, unidad de emisión, cantidad de existencias anuales y nivel de reposición para cada artículo en existencia. Se pueden proporcionar otros datos estadísticos e históricos si son compatibles con el sistema de inventario automatizado.
3. En conjunto con MMSC mantener el control del inventario de existencias de acuerdo con los puntos VI, VII, VIII y IX siguientes.

IV. Niveles de inventario y reabastecimiento

El MMSC recomienda a los administradores de inventario que soliciten un suministro de un año para las revisiones y reimpresiones de formularios y publicaciones en función de la tasa de emisión, el tiempo necesario para reponer las existencias y las condiciones particulares del artículo en sí, como el uso estacional o la suspensión pendiente. Inicialmente, se debe solicitar un suministro estimado de un año para los formularios y publicaciones nuevos, después de lo cual todas las cantidades de pedidos posteriores deben determinarse según la cantidad de pedido económica (EOQ) del sistema de inventario automatizado. La cantidad de reorden de un formulario o publicación también puede depender de factores como la disponibilidad, los aumentos o disminuciones del uso del programa, los pedidos pendientes, etc.

V. Informes

El sistema de inventario automatizado proporciona informes diarios, mensuales y trimestrales a los gerentes de inventario. El sistema permite a los gerentes de inventario realizar consultas al sistema a través de la función de SOLO ACCESO DE LECTURA. Esto debería ayudar al personal con las consultas diarias sobre el estado de las existencias.

• Los avisos de nivel de reposición se proporcionan cuando un artículo en existencia alcanza su nivel mínimo de cantidad de existencias. Los gerentes de inventario deben revisar el artículo en existencias con el personal del programa para determinar si se deben realizar cambios en el artículo en sí o en los niveles de inventario. Si no es necesario realizar cambios, se debe devolver inmediatamente una copia del aviso a BSC con los datos de la orden de reposición incluidos. Si es necesario realizar cambios, el formulario 2 del CFPDC debe acompañar la devolución del aviso a MMSC con los cambios necesarios indicados.
• Los avisos de agotamiento de existencias se envían cuando las existencias se agotan por completo. Si aún no se ha tomado la medida requerida en el punto A anterior, se debe tomarla con urgencia. Las faltantes de existencias generan pedidos atrasados que pueden afectar gravemente la eficiencia del procesamiento de pedidos cuando se permite su acumulación.
• Se envían avisos de recepción de existencias cuando se recibe material de reposición de las imprentas. Se adjuntarán dos copias del artículo de stock recibido al aviso para que lo inspeccione el gerente de inventario. Se debe notificar inmediatamente al MMSC si hay alguna discrepancia en la impresión.
• Los gerentes de inventario reciben informes mensuales sobre el estado de las existencias. Estos informes incluyen un resumen de los envíos, un resumen de las existencias recibidas, un resumen de los pedidos pendientes y un resumen de las existencias despachadas.
• Los gerentes de inventario reciben informes trimestrales de inventario. El análisis de estos informes proporcionará información sobre los artículos de inventario de movimiento rápido y lento. Los artículos de inventario que no se mueven se resaltarán para que la agencia usuaria determine las medidas de disposición. Este informe también proporciona información histórica del año hasta la fecha y del año finalizado.

VI. Control de existencias

Una vez establecido el inventario inicial en el MMSC, se debe enviar el Formulario 2 del CFPDC al MMSC antes de enviar cualquier inventario nuevo. Los artículos nuevos se agregarán al inventario correspondiente y se devolverá una copia de confirmación del Formulario 2 del CFPDC al Gerente de Inventario de la agencia usuaria.

VII. Ordenación

• Pedidos a través del sitio web. Se recomienda encarecidamente a las agencias usuarias que utilicen el sitio web www.bsc.usda.gov cuando soliciten formularios y publicaciones al MMSC. Este método se puede utilizar si la oficina que realiza los pedidos tiene una terminal de computadora y un módem telefónico adecuados. El MMSC recomienda encarecidamente el uso de este método porque reduce el tiempo de procesamiento de los pedidos y minimiza el tiempo de ingreso de datos y los errores.
• Distribución estacional o periódica. Las distribuciones requeridas se negocian y procesan según sea necesario. Las distribuciones en masa deben reducirse al mínimo. Este método de distribución solo debe utilizarse cuando sea absolutamente necesario para satisfacer las necesidades de los usuarios. La operación de MMSC se basa en una respuesta a pedido y la distribución en masa interfiere con el flujo ordenado de los pedidos normales de los usuarios.

VIII. Artículos de inventario contables

• Uso . Las existencias contables son aquellos formularios y otros artículos que se pueden utilizar para obtener beneficios o ventajas financieras. Por ejemplo, el formulario OF-1169, Solicitud de transporte del gobierno de los EE. UU., es un formulario contable porque puede ser utilizado por el portador para obtener transporte a expensas del gobierno. Una tarjeta de identificación con fotografía de una agencia es un formulario contable porque puede utilizarse para identificar al portador como empleado y permitirle el acceso a los edificios del gobierno. Cuando las agencias usuarias requieren la contabilidad de ciertos artículos controlados, se debe completar el Formulario 2 del CFPDC proporcionando instrucciones sobre las necesidades de control.
• Número de serie . Todos los artículos contables en existencias deben tener un número de serie para poder realizar un seguimiento de ellos. Sin embargo, no todos los artículos con número de serie son necesariamente artículos contables en existencias.
• Controles . La Oficina de Contabilidad General exige una contabilidad precisa de los formularios y otros elementos que se clasifican como contables. Se deben seguir controles adecuados para evitar la duplicación de números y mantener la integridad y seguridad de las existencias.
• Envío de artículos contables en existencia . El envío de artículos contables en existencia se realiza únicamente mediante un método de transporte que requiere control de firma y servicio de acuse de recibo o por mensajero para el área metropolitana local de Washington, DC. El formulario AD-107A, Informe de transferencia de artículos contables (impresión), acompañará cada envío de artículos contables en existencia. El funcionario receptor debe firmar y devolver una copia del formulario AD-107A a MMSC.
• Consultas . Si tiene alguna pregunta sobre si un artículo de inventario debe clasificarse como artículo de inventario contable, comuníquese con MMSC.

IX. Cambio de orden

• Los pedidos rutinarios se deben enviar dentro de los 2 días hábiles siguientes a la fecha de recepción del pedido o de ingreso del pedido en el sistema de pedidos electrónicos. Este tiempo de entrega no incluye el tiempo necesario para el envío del pedido por correo o la entrega del envío.
• Los pedidos urgentes se enviarán dentro de 1 día hábil después de la fecha de recepción del pedido o del ingreso del pedido en el sistema de pedido electrónico.
• Las órdenes de emergencia deben remitirse a los representantes de enlace de la agencia usuaria del CFPDC.

X. Formularios requeridos

Los formularios 2 y 3 de la CFPDC - Solicitud de acción y notificación de formularios y publicaciones de la agencia deben usarse al realizar negocios con MMSC.